Documentos de exportación

Cuando vamos a enviar nuestros productos a un país extranjero es fundamental asegurarnos de que todas las eventualidades del transporte quedan cubiertas. Además, la trazabilidad del proceso comercial debe estar asegurada y, para ello, es necesario DOCUMENTAR las transacciones.

A la hora de saber qué documentación es necesaria para exportar intervienen ciertos factores como el producto exportado, el mercado al que va a ir destinado éste, el medio de transporte que se va a utilizar, la legislación del mercado de destino y las condiciones de venta.

Es fundamental que cuando se vaya a realizar una exportación se tengan en cuenta todos estos factores y, como consecuencia, la documentación aplicable en cada caso.

La documentación que nos pueden pedir puede ser muy amplia en función de algunas de las condiciones citadas anteriormente y, además, otras características especiales como los riesgos políticos y financieros del país al que se quiere exportar, las legislaciones aduaneras del país de origen y del de destino, los acuerdos comerciales, etc. En este sentido, no es lo mismo realizar una exportación a un país miembro de la Unión Europea que a un país africano en situación de conflicto. La documentación requerida, obviamente, será muy diferente.

¿Qué documentación es necesaria para exportar, en general?

Factura pro-forma

Es una factura provisional cuya finalidad es que el comprador tenga información sobre el peso, número de bultos, gastos de transporte, seguro, etc. de la operación que se va a realizar.

Factura comercial

Es el documento vinculante que garantiza cualquier operación de compraventa. En ésta deben constar el concepto, la cantidad y el importe de los productos que se van a exportar, el medio de transporte, las condiciones de entrega y la modalidad de pago.

A partir de la FACTURA COMERCIAL las autoridades aduaneras determinan los impuestos y derechos sobre lo que se va a importar en función del país de destino.

Packing list

Es la lista de productos que proporciona información sobre la mercancía a las agencias de transporte. Este documento, que es de emisión obligatoria, contiene información sobre la carga, otorgándole un número de referencia para evitar pérdidas y destrucciones y facilitar el reconocimiento selectivo de las mercancías por parte de las autoridades aduaneras.

Documento Único Administrativo de Exportación (DUA)

Es un documento imprescindible en cualquier exportación. Sirve para declarar las mercancías que se van a exportar y las características de la operación.

Este documento, que se encarga de emitirlo la Agencia Tributaria, debe conservarse durante los tres años siguientes a la operación porque puede ser requerido con posterioridad a la exportación o importación.

Certificado de origen

La finalidad de este documento es acreditar que la mercancía procede realmente del país de origen. Se utiliza para exportaciones fuera de la Unión Europea y tiene caducidad.

Documentos de transporte

También existen documentos cuya función básica es acreditar el estado en el que se ha recibido la mercancía en el país de destino. En el caso del transporte por carretera, éste es el “Documento de transporte internacional por carretera (CMR)”.

Otros

Además de éstos pueden ser requeridos certificados veterinarios, fitosanitarios, sanitarios, etc. en función de la naturaleza de la mercancía. Y, también, hay documentos específicos en función del país de origen. En el caso de países como Méjico, Colombia, Suiza y Panamá hay unos documentos específicos relativos a los beneficios arancelarios derivados de acuerdos internacionales.

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Si la tuya no es una empresa que exporte productos, intenta descubrir que documentos necesitaría una empresa de tu país. Que pretenda vender tubos de PVC para construcción a uno de los países fronterizos al tuyo.

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